Software su misura o gestionale pronto? Come scegliere in una PMI
Ogni settore ha il suo gestionale pronto: per le concessionarie, le officine, le palestre, i ristoranti. Costa poco al mese e si attiva in un giorno. Allora perché tante PMI finiscono comunque a lavorare tra il gestionale, tre fogli Excel e WhatsApp?
Perché il gestionale pronto segue il modo di lavorare medio del settore. Se il vostro è diverso, la differenza la colmate a mano.
Quando il gestionale pronto basta
- Il vostro modo di lavorare è quello tipico del settore.
- Non dovete collegarlo ad altri programmi, oppure i collegamenti che vi servono ci sono già.
- Vi basta vedere i dati dentro il programma, senza doverli portare altrove.
In questi casi prendetelo. Lo diciamo noi per primi: rifare da zero una cosa che esiste e funziona è uno spreco di soldi.
Quando conviene il su misura
- Avete passaggi che nessun programma copre, e li fate su Excel o su carta.
- Usate quattro o cinque strumenti che non si parlano, e qualcuno ricopia i dati da uno all'altro.
- I numeri che vi servono per decidere stanno in posti diversi, e metterli insieme richiede mezza giornata.
- Il vostro modo di lavorare è un vantaggio sui concorrenti, e non volete piegarlo al programma.
Il conto nel tempo
Un abbonamento da 100 a 300 euro al mese sembra poco. In tre anni sono da 3.600 a 10.800 euro, per uno strumento uguale per tutti, da cui spesso è difficile tirare fuori i dati. Uno strumento su misura costa di più il primo giorno, ma segue il vostro modo di lavorare, i dati restano vostri e lo strumento successivo si costruisce sopra quello che c'è già.
Al conto va aggiunto il costo che non si vede: le ore di chi ricopia, controlla e corregge. Un'ora al giorno di ricopiatura, in un anno di lavoro, fa più di duecento ore.
La terza strada: pronto dove basta, su misura dove serve
Spesso non è una scelta secca. La soluzione migliore tiene i programmi che funzionano, come fatturazione e contabilità, e costruisce su misura solo la parte che manca, con i dati in un posto solo.
È il modo in cui lavoriamo noi: prima guardiamo cosa usate già, poi costruiamo solo quello che non c'è.
Tre domande per decidere: quante ore a settimana passate a ricopiare dati? Quanti strumenti usate per seguire un cliente dall'inizio alla fine? Il gestionale di settore vi ha costretti a lavorare peggio? Se due risposte su tre vi preoccupano, vale una call.